Kaizen: Melhoria Contínua

Kaizen significa Melhoria Contínua.

Mais do que uma metodologia, composta por ferramentas de gestão lean (sinónimo de magro), destinadas a eliminar gorduras e reduzir desperdício, esta é, para muitos seguidores da filosofia nipónica, uma forma de vida. Masaaki Imai, guru da melhoria contínua e fundador do Kaizen Institute, diz que “os empresários de hoje aplicam ferramentas e tecnologias sofisticadas, em problemas que podem ser resolvidos de uma forma simples, através do senso comum e sem grandes custos.” Procurar soluções simples que ajudem a mudar para melhor, todos os dias, em todas as áreas, envolvendo toda a gente, é o lema do Kaizen Institute, que se empenha fortemente em conseguir verdadeiras revoluções culturais nas empresas em que trabalha.

Kaizen trata-se de uma filosofia que tem por objectivo a mudança para melhor, o que nas organizações significa a melhoria dos processos de trabalho e a melhoria do desempenho dos colaboradores, levando a melhoria da qualidade, redução do custo, melhoria do nível de serviço, suportado pela motivação e envolvimento dos colaboradores.

Em tempos de crise esta poderá ser uma solução para ultrapassar dificuldades. As melhores empresas do mundo têm gabinetes internos de promoção do Kaizen. Estas são as empresas que competem na “liga dos campeões”. Estão concentradas na melhoria contínua dos seus processos e das suas pessoas e por isso são as que ganham os campeonatos. Qualquer empresa pode melhorar, e para isso tudo deve começar com a vontade dos gestores de topo.

A metodologia Kaizen assenta em cinco princípios: criar valor para o cliente, eliminar o Muda (desperdício), melhorar o Gemba (local de trabalho), criar gestão visual e envolver todos os trabalhadores.

5 Princípios Chave para a Mudança

Para mudar a Cultura é necessário eliminar o desperdício e mudar os comportamentos. Isto leva-nos aos Cinco Princípios da Mudança:

  1. Existem dois tipos: a Mudança Física e a Mudança Comportamental. Isto significa que podemos fazer mudanças técnicas (novas máquinas, sistemas informáticos, processos, layouts, etc.) e que podemos fazer também mudanças comportamentais (a maneira de actuar das pessoas envolvidas nos processos). A mudança física implica a mudança comportamental (já o inverso pode não ser verdade);
  2. A melhor forma de aprender é a tentar fazer. Não basta dizer que é necessário melhorar, é necessário praticar novos métodos. Aprender fazendo. É necessário treinar, repetir…até desenvolver novos hábitos. Por isso é que a formação em sala por si só não traz resultados. Sem prática não há mudança;
  3. Estabelecer objectivos importantes para a organização. Sem objectivos não é possível focalizar as energias no atingir de metas importantes para o individuo e para a organização. O objectivo obriga-nos a medir. A medição obriga-nos a definir e assim entramos num círculo virtuoso de melhoria que motiva as nossas acções;
  4. Pequenos passos constantes são melhores para mudar os comportamentos. Podemos fazer grandes mudanças físicas mas a melhoria em pequenos passos é mais sólida a nível comportamental. Todos os dias treinar uma melhoria e praticar novas formas de fazer permite um avanço mais confortável na consolidação cerebral de novos hábitos (não significa que não se possam fazer grandes melhorias físicas, desde que bem planeadas);
  5. Recorrer à “mudança viral” e a “modelos excelentes” permite acelerar a velocidade da mudança. A mudança viral significa que os líderes de opinião devem ser os primeiros a dar o exemplo. Os outros rapidamente os seguirão. Os modelos excelentes (ou ”faróis”) são áreas piloto restritas onde as pessoas podem ver os resultados da mudança, e a partir daí acreditar com mais força que é possível. Trata-se de um reforçar de novas crenças.

Sistema de Melhoria Kaizen com o envolvimento de toda a organização

Os 5 princípios enumerados estão incorporados no Modelo Kaizen de gestão da mudança que consta de quatro pilares:

  • o Kaizen Diário, ao nível das equipas naturais, para a mudança de comportamentos e cultura no Gemba;
  • o Kaizen Projecto, ao nível de equipas de projecto multidisciplinares, para obter melhorias disruptivas;
  • o Kaizen da Gestão, ao nível das equipas de Gestão, para a melhoria da estratégia do negócio;
  • o Kaizen Suporte para sustentar todas as actividades de melhoria.

Como aumentar a Competitividade

Kaizen é um termo de origem japonesa, que agrega o significado de “melhoria contínua” nos âmbitos do trabalho, família, pessoal e social. Baseia-se na melhoria diária e constante, com o objectivo no aumento de produtividade e eliminação do desperdício e dos processos desnecessários. Procura as causas das perdas de eficácia, não culpando, mas sim privilegiando o processo de mudança, a qualidade, e a motivação dos colaboradores.

Kaizen Institute
Alexandra Caramalho

A Humangext tem obtido um feedback positivo por parte de diversos clientes que implementaram este método, sendo vantajoso nas mais diversas áreas (construção civil, sector administrativo, laboratórios, sector fabril), permitindo vantagens e ganhos ao nível de custos, tempo e produtividade.

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