Na edição anterior da Gazeta, explicámos qual a importância da comunicação interna da empresa, com a finalidade de apresentar, que a Gestão de Recursos Humanos apesar de complexa, tem ao seu dispor diversas ferramentas para construir uma liderança eficaz.
Quais são então as Redes de Comunicação Interna disponíveis na empresa?
A comunicação interna é sustentada segundo duas grandes redes dentro da organização, uma rede formal e outra informal.
As chamadas redes formais, a que para muitos é a preferencial, seguem a hierarquia da organização, retratando a cadeia de autoridade. As redes informais seguem em qualquer direção.
Apesar da rede formal e informal poderem ser aliadas, já que a primeira pode ser utilizada para confirmar a segunda, não é menos verdade que também colidem quando a rede informal é usada para sabotar o funcionamento da organização (nomeadamente com boatos ou mal entendidos).
A rede informal, tem assim, elementos relevantes que funcionam dentro e fora dos locais de trabalho, formando-se de acordo com hábitos comuns (desporto, religião, política, formação académica, etc). São frequentemente compostos por pessoas de diferentes departamentos e níveis hierárquicos. Recorre-se a este canal de comunicação para exercerem as suas funções, nomeadamente para obter e divulgar informação. Existem vários instrumentos para passar a mensagem na organização, dos quais destaco 4: a oral (associada à comunicação não-verbal), a escrita, a audiovisual e a comunicação eletrónica.
A comunicação oral é direta e económica, uma vez que se destina a um número restrito de pessoas, mas é imprecisa, e deve ser sempre acompanhada por um suporte escrito (jornal, revista interna, memorando, etc). Os seus meios de comunicação expressam-se de várias formas entre elas, o face-a-face que é o mais rico, o contato vocal, visual, movimentos corporais ou linguagem que também transmite emoções e sentimentos o que pode influenciar a mensagem e ainda o próprio telefone, substituto do meio presencial; o discurso que permite um contacto direto entre os intervenientes e o seu relacionamento pessoal; as reuniões departamentais, de formação ou trabalhos de grupo; a comunicação não-verbal que é realçada por mensagens silenciosas (gestos/expressão facial/contacto visual/vestuário/tom de voz) que se estima ter 90% de influência nos recetores, mas que a dificuldade em disfarçar algumas emoções, pode inconscientemente passar mal a mensagem.
A comunicação escrita é imediata pois permite uma difusão rápida para um elevado número de pessoas, servindo como prova do que foi transmitido oralmente, é a forma menos dispendiosa de comunicar e é frequentemente utilizado pelos gestores, quando pretendem comunicar informações que lhes interessam.
A comunicação audiovisual integra palavras e imagens (videoconferência e a teleconferência) e é cada vez mais utilizado nas organizações, para a produção de vídeos institucionais, transmissão aos colaboradores/clientes/fornecedores da missão/visão da empresa, desenvolvendo assim, um papel fundamental no sucesso da sua política de comunicação culminado no bom desempenho das funções.
E finalmente a comunicação eletrónica que facilita a comunicação entre entidades geograficamente dispersas, que permite a coordenação do trabalho das pessoas e a produção de resultados, mesmo sem se conhecerem; aumenta o volume das comunicações, pois permite transmitir rapidamente um elevado número de informações para clientes, fornecedores e colaboradores; recebe e envia mensagens para qualquer parte do mundo, independentemente da hora ou volume de informação. O correio eletrónico é cada vez mais preferencial por ser muito rápido, barato, independentemente das distâncias, permitindo o envio de um grande volume de informação, para vários destinatários a baixo custo, podendo rececionar e ler as mensagens sem perturbar o fluxo de trabalho. O seu impacto, afasta as pessoas das suas funções de trabalho, direcionando-as para a sua utilização, para fins não organizacionais, pelo que a ausência de privacidade é real, já que toda a informação existente no computador fica gravada.
Em suma, estas são as redes ao nosso dispor para o desenvolvimento da comunicação, e esta deve assentar em princípios basilares tão simples como a transparência e a clareza da mensagem que deve ser honesta, aberta e orientada para os resultados; deve ser autêntica, confiável e rápida; deve transmitir feedback em tempo útil economizando tempo e dinheiro. Pretende-se espírito de equipa, união entre indíviduos e resultados para a organização.

Tânia Rosa– HR Consultant
taniarosa@humangext.com